1. ENGAGEMENT DU GROUPE Biarritz Thalasso Resort EN FAVEUR DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Vous faites partie de nos clients les plus fidèles et accordons une attention toute particulière à la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles.

C'est pourquoi, avec l’entrée en vigueur du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD), nous avons mis en œuvre une politique de protection de votre vie privée. Cette Charte matérialise nos engagements envers vous et décrit les modalités suivant lesquelles Biarritz Thalasso Resort utilise les données personnelles vous concernant.

2. CONSENTEMENT

Par « donnée personnelle », nous entendons toute information collectée et enregistrée dans un format qui permet de vous identifier personnellement, soit directement (ex : nom) ou indirectement (ex : n° tél) en qualité de personne physique.

Avant de nous transmettre ces informations, nous vous recommandons de prendre connaissance de la suite de ce document décrivant notre politique en matière de protection de la vie privée de nos clients.

Cette Charte de protection des données personnelles fait partie des conditions générales qui régissent nos services hôteliers. En acceptant nos conditions générales, vous acceptez expressément les dispositions de cette Charte.

3. PROTECTION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous vous communiquerons toute information et vous informerons de la finalité et des destinataires des données.

Nous collecterons et traiterons vos données personnelles uniquement dans le cadre de vos séjours au sein des hôtels de notre Groupe. Nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour vous garantir que les données personnelles que nous conservons sont exactes et à jour.

La conservation de vos données personnelles pendant la période nécessaire aux fins du traitement des données conformément aux exigences prévues par la loi.

Vous avez la possibilité d’accéder, de modifier, de corriger ou de supprimer vos données personnelles. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles notamment afin de ne pas recevoir de prospection commerciale. Les coordonnées du service à contacter figurent ci-dessous à l’article « Accès et Modification »

Confidentialité et sécurité : nous mettrons en place les mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger vos données personnelles contre l’altération ou la perte accidentelle ou illicite ou l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

4. CHAMP D’APPLICATION

La présente Charte s’applique :

À tous les traitements de données mis en œuvre dans nos hôtels du Groupe Biarritz Thalasso Resort

À tous les sites web de réservation du Groupe Biarritz Thalasso Resort notamment www.biarritz-thalasso.com ; www.atlanthal.com ; www.hotel-le-biarritz.com ; www.hotel-le-bayonne.com ; www.thalmar.com

5. QUELLES SONT LES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES ?

Nous sommes amenés à divers moments à vous demander en votre qualité de client Biarritz Thalasso Resort des informations sur vous-même et/ou des membres de votre famille, comme :

• des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email, …);
• des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité, …);
• des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge…);
• votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation):
• vos dates d’arrivée et de départ;
• vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, étage préféré, sports, intérêts…)
• vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans l’un de nos établissements.

La collecte d’informations sur des personnes de moins de 18 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte.

Nous ne collectons volontairement pas d’informations sensibles, telles que concernant les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, croyances religieuses et philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les détails de santé ou d’orientation sexuelle.

De plus, en fonction des lois locales applicables, d’autres informations pourraient être considérées comme sensibles, notamment : votre N° de carte de crédit, vos loisirs, vos activités personnelles et vos hobbies, si vous êtes fumeur ou non, etc.… Nous pouvons être amenés à collecter ces informations afin de satisfaire vos demandes ou vous fournir le service adéquat, comme par exemple un régime alimentaire spécifique.

6. QUAND VOS DONNEES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTEES ?

Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :

1. Activités hôtelières :

• Réservation d’une chambre ;
• Enregistrement et règlement ;
• Consommation au bar ou au restaurant de l’hôtel durant un séjour ;
• Demandes, réclamations et/ou litiges.

2. Participation à des programmes ou animations marketing :

• Enregistrement dans les programmes de fidélisation ;
• Contribution à des enquêtes de satisfaction
• Concours ou jeux en ligne ;
• Abonnement à des newsletters, afin recevoir des offres et des promotions par email.

3. Transmission d’informations en provenance de tiers : 

• Tours opérateurs, Agences de voyage, Systèmes de réservation par GDS, autres, … ;

4. Activités Internet :

• Connexion aux sites Biarritz Thalasso Resort (adresse IP, cookies) ;
• Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires, réseaux sociaux, dispositifs de connexion tels que Facebook Login…).

7. POURQUOI ?

Nous collectons vos données personnelles dans le but de :

1. Remplir nos obligations vis-à-vis de nos clients.

2. Gérer la réservation des chambres et des demandes d’hébergement :

• Établissement et conservation des documents légaux en conformité avec les normes comptables ;

3. Gérer votre séjour à l’hôtel :

• Suivi de vos consommations (téléphone, bar, soins, …)
• Gestion des accès aux chambres
• Gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement).

4. Améliorer notre service hôtelier, notamment :

• Traiter de vos données personnelles dans notre programme marketing client, afin d’effectuer des opérations marketing, et d’avoir une meilleure compréhension de vos besoins et de vos souhaits ;
• Adapter nos produits et services afin de répondre au mieux à vos demandes ;
• Personnaliser les offres marchandes et les messages relationnels à votre attention ;
• Vous informer des offres spéciales et de tout nouveau service créé par Biarritz Thalasso Resort

5. Gérer notre relation avec nos clients avant, pendant et après votre séjour :

• Gestion du programme de fidélisation ;
• Qualification de la base de données clients ;
• Opérations de segmentation basées sur l’historique de réservation et vos habitudes de voyage des clients en vue de l’envoi de communication ciblées ;
• Prévoir et anticiper les comportements futurs ;
• Établissement de statistiques et de scores commerciaux, et effectuer du reporting ;
• Connaître et gérer les préférences des clients fidélisés ou non ;
• Vous adresser les newsletters, promotions et offres touristiques, hôtelières ou de services, ou les offres des partenaires de Biarritz Thalasso Resort ou vous contacter par téléphone ;
• Effectuer la gestion des demandes de désabonnements aux newsletters, promotions, offres touristiques et enquêtes de satisfaction ;
• Rechercher par un service téléphonique dédié les personnes présentes dans les hôtels du groupe Biarritz Thalasso Resort en cas d’événements graves impactant le site concerné (catastrophes naturelles, attentats,…) ;

6. Procéder à des recoupements, analyses et combinaisons via un tiers de confiance de vos données collectées à l'occasion de la réservation ou de votre séjour, afin de déterminer vos centres d'intérêts, votre profil client et nous permettre de vous adresser des offres personnalisées.

7. Améliorer les services de Biarritz Thalasso Resort. notamment :

• Réalisation d’études et d‘analyses des questionnaires et commentaires clients ;
• Gestion des réclamations ;
• Vous faire bénéficier des avantages de notre programme de fidélisation.

8. Sécuriser et améliorer votre utilisation des sites web de Biarritz Thalasso Resort. notamment :

• Amélioration de la navigation
• Mise en œuvre de la sécurité et prévention des fraudes

9. Se conformer aux législations locales (par exemple conservation de documents comptables)

8. CONDITIONS D'ACCÈS PAR DES TIERS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Pour vous garantir un droit d’accès et de modification (article « Accès et Modification »), nous devons partager vos données personnelles avec des destinataires internes et externes, dans les conditions suivantes :

a. Au sein du groupe Biarritz Thalasso Resort : afin de vous fournir le meilleur service, nous pouvons partager vos données personnelles et donner un accès aux personnels autorisés de nos entités, notamment :

• Personnel hôtelier ;
• Personnels de réservation utilisant les outils de réservation ;
• Services Informatiques ;
• Partenaires commerciaux et services marketing ;
• Services médicaux éventuellement ;
• Services juridiques éventuellement ;
• Généralement, toute personne appropriée des entités du groupe Biarritz Thalasso Resort.

b. Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment : Prestataires de services externes : Sous- traitant informatique, banques, émetteurs de carte de crédit, avocats externes, routeurs, imprimeurs.

c. Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.

9. SECURITE DES DONNEES

Biarritz Thalasso Resort prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre la destruction illicite ou accidentelle, la perte ou l’altération accidentelle, ou encore la divulgation ou l’accès non autorisé. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…).

Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, une technologie de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) permet de sécuriser vos transactions.

10. COOKIES

Biarritz Thalasso Resort utilise des cookies et d’autres traceurs sur ses sites de réservation en ligne.

11. CONSERVATION DES DONNEES

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la période nécessaire aux fins exposées dans la présente Charte ou conformément à ce qui est prévu par la loi applicable.

12. ACCES ET MODIFICATION

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles collectées par Biarritz Thalasso Resort. et de les modifier sous réserve des dispositions légales applicables.

Vous pouvez également exercer votre droit d’opposition en écrivant à l’adresse ci-dessous.

En cas de difficulté relative à l’exercice de vos droits, contactez directement le département en charge des données personnelles par courrier électronique à l’adresse donneespersonnelles@biarritz-thalasso.com ou en écrivant à l’adresse suivante :

Biarritz Thalasso Resort
Département Protection des Données Personnelles 
Mme Iramuno
153 Boulevard des Plages
64600 Anglet

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, il vous sera demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel que le permis de conduire ou le passeport.

Si vos données personnelles ne sont pas exactes, complètes ou à jour, merci de communiquer les modifications au département « Données Personnelles » indiqué ci-dessus.

Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
Vous pouvez également exercer vos droits à l’égard de vos données personnelles conservées et traitées par un hôtel suite à un séjour et devez à cette fin entrer directement en contact avec cet hôtel.

13. MISE A JOUR

Nous pouvons modifier la présente Charte périodiquement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette Charte notamment lors d’une réservation dans l’un de nos hôtels.

14. QUESTIONS ET CONTACTS

Pour toutes questions concernant la politique de données personnelles au sein du groupe Biarritz Thalasso Resort, merci de prendre contact avec le département « Données Personnelles » (article « Accès et Modification »).